クライアント確認事項受講証明書PDF・メール運用
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クライアント確認事項：受講証明書PDF・メール運用

⏳ 確認中 起票日: 2026-07-01

1. 背景

受講証明書（講座1本を完了するごとに発行されるPDF）の発行フロー本体は、2026-06-24 のクライアント回答により大枠が確定しています。一方で、その確定時に「当社からの提案・合意待ち」「再確認が必要」とされた残論点と、新たに設計を進める中で出てきた運用上の決めごとがあります。本書ではこれらを一括して確認させてください。

主な残論点は次のとおりです。

  • PDFのレイアウト・デザイン案（24項目の配置）
  • 事業所アカウントの発行メールを「通知のみ」にするか「全内容送信」にするか
  • 「メール送信しない」設定を、どの画面で・誰が変更できるようにするか
  • PDFのファイル名規則と、感想欄が長文化した場合のレイアウト規則
  • 同じ証明書を何度でも再ダウンロードできるか
  • 受講履歴・契約管理で表示する「修了証集計」の単位
  • 証明書に印字する「実学習時間」をどう計算するか（2026-07-03 追加）

2. 現状・課題・影響範囲

2.1 現状

  • PDF記載項目24項目は確定しました。レイアウト案は当社が提示する宿題として残っています。
  • 「事業所アカウントの証明書再取得手段」は未回答のまま残っています。
  • 「現行サイトは入力内容を全文メール送信、新サイトでは通知のみ＋ログイン後確認案を提起」しており、合意待ちです。
  • 「事業所メール送信OFF設定も可能にする」ことは確定しており、「どの画面で・誰が変更可能にするか」が未確定です。

2.2 ご相談したいこと

PDFの見た目、メール本文、再ダウンロードの可否は、受講者・管理者の日常運用と外部提出時の信頼性に直結します。Q1〜Q9でご判断ください。

2.3 この判断が関わる場所

  • 受講証明書発行フロー（F-WEB-007）：フォーム送信後のPDF生成・メール送信
  • 受講証明書一覧画面（F-CERT-001-002-004）：個人版の再ダウンロード
  • 登録情報変更画面（F-CORP-005-006）：「メール送信しない」設定の編集UI
  • 受講履歴画面（F-CORP-004）：修了証集計の表示
  • 事業所版の発行メール本文・件名

3. 確認ポイント

Q1 受講証明書PDFのレイアウト方向はどちらにしますか？

PDF記載項目24項目の配置案について、まず大方向のご判断をお願いします。詳細レイアウト案は当社で別途提示します。

A
A4縦・1ページに収める
現場ではこうなります：1講座につき1枚のPDFが生成され、印刷・ファイリングしやすいです。
良いところ：監査時の参照が容易です。
気になるところ：感想欄が長文の場合、フォントサイズの自動縮小が必要です（Q8参照）。
開発の手間：中くらい
B
A4縦・複数ページ可（感想は2ページ目に分離）
現場ではこうなります：1ページ目は基本情報、2ページ目に感想・取り組みたいことが入ります。
良いところ：感想が長くても全文掲載できます。
気になるところ：印刷・ファイリングのページ数が増えます。
C
A4横・1ページ
現場ではこうなります：横長レイアウトで項目を配置します。
良いところ：表形式の情報を見やすく配置できます。
気になるところ：印刷時に縦・横が混在し、ファイリングしづらくなります。
D
その他（具体的に・サンプル支給可）
Q2 事業所アカウントの発行メール本文はどちらにしますか？

事業所アカウントで発行された証明書は、事業所メールアドレス（と任意のCC宛）に送られます。現行サイトはフォーム入力内容を全文メール送信していますが、新サイトでの方式が未確定です。

A
通知のみ＋ログイン後に詳細確認
現場ではこうなります：「○月○日に□□講座の証明書が発行されました。詳細は管理画面でご確認ください」というメールだけが届き、感想・PDFの内容はログイン後に閲覧します。
良いところ：メールが盗聴・誤転送されても感想本文や個人情報が外部に漏れません。受信ボックスを軽く保てます。
気になるところ：管理者が確認するためにログインが必要です。
B
現行どおりメール本文に全内容を記載
現場ではこうなります：感想・取り組みたいこと・受講者名などがメール本文に全文記載されます。
良いところ：ログイン不要で確認でき、メールを保存しておけば後から参照できます。
気になるところ：メール経由での情報漏洩リスクが高まります。
C
ハイブリッド（要約はメール本文、詳細はリンク）
現場ではこうなります：講座名・受講者名・受講修了日まではメール本文に記載、感想本文はログインして見る方式です。
良いところ：管理者の確認負荷を抑えつつ、機微情報は守れます。
D
その他（具体的に）
Q3 「メール送信しない」設定はどの画面で変更できるようにしますか？

「事業所メール送信OFFも可能にする」ことが確定しています。

A
登録情報変更画面（F-CORP-006）の事業所管理者編集パネルに置く
現場ではこうなります：法人管理者が事業所一覧で各事業所の設定を編集できます。
良いところ：他の事業所設定と同じ場所で管理できます。
B
契約管理画面（F-CORP-007）に置く
現場ではこうなります：契約内容と一緒に管理します。
C
WP管理画面（事務局）にのみ置く
現場ではこうなります：法人・事業所からは変更できず、事務局に依頼する運用になります。
Q4 「メール送信しない」設定は誰が変更できますか？
A
法人管理者は全事業所を変更可、事業所管理者は自事業所のみ変更可
現場ではこうなります：法人内のメール送信方針を法人管理者が統括しつつ、事業所単位で個別調整できます。
良いところ：現場と統括の両方の判断を反映できます。
B
法人管理者のみ変更可
現場ではこうなります：事業所管理者は変更不可。事業所単位で変えたい場合は法人管理者経由になります。
C
事業所管理者のみ変更可
現場ではこうなります：法人管理者は触れません。
D
その他（具体的に）
Q5 発行済みPDFは何度でも再ダウンロードできますか？
A
制限なし（何度でも再ダウンロード可）
現場ではこうなります：個人アカウントの「受講証明書一覧」（F-CERT-001）から、いつでも何回でもPDFをダウンロードできます。
良いところ：本人がPDFを紛失した場合の救済が容易です。
気になるところ：（理論上は）大量ダウンロードによる帯域消費の可能性があります。
B
月N回まで制限
現場ではこうなります：たとえば月10回までに制限します。
良いところ：不正利用や帯域消費を抑えられます。
気になるところ：会員に「制限がある」ことを説明する必要があります。
C
その他（具体的に・回数指定）
Q6 受講履歴画面の「修了証集計」はどの単位で表示しますか？

法人管理者の受講履歴画面では、KPIや集計表で「修了証」の数を表示します。

A
発行回数（同一研修計画を複数回発行した場合、回数で合算）
現場ではこうなります：「○○事業所は今年度に修了証を3回発行した」と表示。
良いところ：受講証明書の確定方針（事業所＝講座単位で回数記録）と整合します。
B
発行計画数（同じ計画は1回としてカウント）
現場ではこうなります：「○○事業所は今年度に2計画を修了した」と表示。
良いところ：計画単位の実績を把握しやすいです。
Q7 PDFファイル名はどう生成しますか？
A
「受講証明書_{証明書番号}_{受講日}.pdf」（例：受講証明書_CERT-2026-000123_2026-07-15.pdf）
良いところ：個人情報を含まないため、メール添付や事務局でのファイル管理が安全です。
B
「受講証明書_{受講者名}_{講座名}_{受講日}.pdf」（例：受講証明書_山田太郎_認知症ケアの基礎_2026-07-15.pdf）
良いところ：開かなくても誰の・何の証明書か分かります。
気になるところ：受講者名（個人情報）がファイル名に出ます。
C
その他（具体的に）
Q8 感想欄が長文（例：2000字超）の場合、PDFのレイアウトはどうしますか？
A
フォントサイズを自動で縮小して1ページに収める
現場ではこうなります：長文ほど文字が小さくなりますが、1枚に収まります。
良いところ：ファイル管理がシンプルです（Q1=Aと整合）。
気になるところ：極端な長文の場合、文字が小さくなりすぎる可能性があります。
B
2ページ目に分割する
現場ではこうなります：感想欄が長い場合は感想だけ別ページに分かれます。
C
入力時に文字数上限を設ける（例：1000字まで）
現場ではこうなります：会員側で長文を書けないようになります。
気になるところ：思いを書ききれないと感じる会員が出る可能性があります。
Q9 証明書に印字する「実学習時間」はどう計算しますか？（2026-07-03 追加）

証明書PDFに「実学習時間」を記載することが確定しています。ただし「実際に何を測って実学習時間とするか」が未確定です。受講者は動画を数日に分けて視聴したり、途中で席を外したりするため、計算方法によって印字される時間が大きく変わります。外部提出される証明書の信頼性に関わるためご判断ください。

A
実際に視聴した動画の範囲から計算する（実視聴カバレッジ）
現場ではこうなります：動画のどこからどこまでを見たかの記録を合計し、「実際に画面を見ていた時間」に最も近い値が印字されます。例：60分の動画を最初から最後まで見たら約60分。
良いところ：証明書の値として最も実態に忠実で、外部提出時の説明がしやすいです。
B
視聴を開始した時刻から終了した時刻までの差
現場ではこうなります：例えば月曜に前半、水曜に後半を見た場合、「月曜開始〜水曜終了」の差が計算され、数日分の時間が印字されてしまいます。
気になるところ：分割視聴・日をまたいだ受講で実態とかけ離れた値になります。
C
視聴した各回の滞在時間の合計
現場ではこうなります：視聴画面を開いていた時間の合計です。再生を止めて席を外した時間も含まれます。
D
その他（具体的に）

4. 私たち（開発側）からのおすすめ

  • Q1=A（A4縦・1ページ）／Q2=A（通知のみ＋ログイン確認）／Q3=A（登録情報画面）／Q4=A（法人=全事業所、事業所=自事業所のみ）／Q5=A（制限なし）／Q6=A（発行回数）／Q7=A（証明書番号ベース）／Q8=A（フォント自動縮小）／Q9=A（実視聴カバレッジ） を推奨します。
  • 根拠は次のとおりです。
    • Q1〜Q2: 機微情報の流出防止と、印刷・ファイリングのしやすさを両立できます。
    • Q3〜Q4: メール送信は事業所単位の業務オペレーションのため、登録情報画面で事業所単位の責任者が編集できる構成が現場と整合します。
    • Q5: 受講者の利便性を優先。万一の悪用は、アクセスログで事後検知可能です。
    • Q6: 既存の確定方針と一貫します。
    • Q7〜Q8: ファイル管理のシンプルさと、個人情報漏洩リスクの抑制を両立できます。
    • Q9: 視聴記録（どの範囲を見たか）から機械的に算出でき、外部提出時に最も説明しやすい値になります。